10 דרכים להימנע ממצבים לא נוחים בשיחה עם קבן
שיחות עם קבן (קצין מבחן) עשויות להיות כבדות ומטרידות. השיח לא תמיד מצליח להתנהל כמו שצריך, והדינמיקה יכולה להשתנות תוך שניות. אז איך אפשר להימנע ממצבים מביכים ולשדר ביטחון? כאן תמצאו את הטיפים המוצלחים ביותר!
1. הכנה היא המפתח
כמו בכל משא ומתן או שיחה משמעותית, חשוב להגיע מוכן. הכנת סיכומים קודמים, הבנת התהליכים הנדרשים וגיבוש רעיונות מראש יכולים לשדר מקצועיות וביטחון.
מה כדאי להכין?
- רשימה של שאלות שתרצו לשאול.
- סיכומים של שיחות קודמות, אם יש.
- מטרה ברורה לשיחה – מה אתם רוצים להשיג?
2. הישארו חיוביים – זה נשמע פשוט, אבל…
אין ספק שהגישה החיובית יכולה לשנות את התמונה. במקום להתרכז בקשיים, נסו לנסח את הדברים בדרך חיובית. לשאול שאלות מנחות שימשיכו את השיחה במקום להיתקל ב"לא" או "אי אפשר."
שאלות שמוליכות לשיחה:
- מה אפשר לעשות כדי לתמוך בהחלטה שלך?
- אילו פתרונות אתה רואה למצבים הקיימים?
3. הקשיבו, הקשיבו והקשיבו
מה שיביא לכם את הניצחון הוא היכולת להקשיב. אמנם זה עלול להיות מתיש לפעמים, אבל הקשבה מלאה תעזור לכם להבין לעומק את החרדות והצרכים של הצד השני.
איך להקשיב טוב יותר?
- שמרו על קשר עין.
- הניחו להם לסיים את דבריהם לפני שתשיבו.
- בקשו הבהרות כאשר יש נקודות לא ברורות.
4. לשאול שאלות מעוררות עניין
שאלות מעניינות יכולות לשבור את הקרח ולהפוך שיחה בוסרי לשיחה מועילה יותר. חכו לתגובה והגיבו בהתאם.
שאלות שמסקרנות:
- מה היה האתגר הכי קשה עבורך השנה?
- איזה פתרון לא ציפית שיכנס לעבודה שלך?
5. השתמשו בהומור במינון הנכון
אין כמו הומור לשבור את הקרח! עם זאת, היו זהירים – הומור לא מתאים יכול להוביל למבוכה. היו מצחיקים, אך לא מעליבים.
6. הסכמים לסיים עם נקודה חיובית
לאחר השיחה, נסו לסיים עם מסר חיובי. זה לא רק משאיר טעם טוב אלא גם מאפשר לקבן להרגיש שהוא לא רק נתקל בביקורת.
נוסחאות לסיום חיובי:
- אני מאוד מעריך את השיחה שלנו.
- שמחתי להכיר את הקשיים שלך.
7. היו אמיתים
אנשים אוהבים לדבר עם אנשים אמיתיים. הימנעו מהתנהלות מבוימת או מתנשאת. שווירטואוזיות לאו דווקא מביאה תוצאות טובות.
8. תכננו את הזמן שלכם
אם יש זמן מוגבל, תכננו את השיחה בהתאם. כך תצליחו להעביר את המסר המרכזי מבלי שיתפסו אתכם לא מוכנים.
9. גישה מחקרית
ולסיום, גישה מחקרית יכולה להדגיש את ההבנה שלכם בנושא. תדאגו לתמוך בעמדותיכם בנתונים או מחקרים.
10. לקחת הפסקות
שיחות ארוכות עשויות להיות מתישות. אל תהססו להציע הפסקה קצרה במידת הצורך.
שאלות ותשובות
מה לעשות אם השיחה לא מתקדמת?
אפשר להציע זווית חדשה או לתכנת הפסקה קטנה להתעשת.
איך להתמודד עם התנגדויות?
על ידי הבנה מעמיקה של הצד השני וכיצד לגייס אותם למטרתכם.
למה חשוב לשמור על גישה חיובית?
גישה חיובית לא רק משפרת את האווירה, אלא גם יכולה לגרום לצד השני להרגיש נעים יותר.
כיצד אני יודע אם הכנתי מספיק?
אם יש לכם את כל הנקודות המרכזיות לרשותכם ותכננתם שאלות למקרה שיתפתח שיח.
האם הומור תמיד עוזר בשיחות?
לא תמיד. יש להימנע מהומור שעלול להיראות מעליב או לא הולם. השתמשו בו במידה ובשיקול דעת.
לסיכום, בשיחות עם קבן, המפתח הוא לדעת להכין את עצמכם ולשמור על גישה חיובית. בין אם זה בהכנה, השאלות שתרצו לשאול או דרך התקשורת שלכם, כל פרט חשוב. כשאתם מגיעים מוכנים עם היכולת להקשיב, אתם בדרך הנכונה להצלחה בשיחה! אז זכרו, העצמה היא המפתח!