במבט מבפנים, הרבה פעמים נראה לבעלי ארגונים, בעלי עסקים, שהעסק שלהם עובד בצורה יעילה, בצורה נכונה. לראייה, שורת הרווח היא טובה, הארגון קיים הרבה זמן, עובד פיקס. הכל טוב.
אך אם מסתכלים מבחוץ על הארגון, גורם חיצוני יכול לזהות בו אי אילו סימנים של חוסר יעילות, דברים שהוא לא משפיעים בצורה משמעותית, אך הם יכולים לשפר את האיכות של העבודה, הם יכולים לשפר את העבודה שלו. שיפור קטן כמו הדרכת מנהלים יכול להביא לידי כך שהארגון ירוויח יותר, שהעובדים יתנו תפוקה גבוהה יותר, שהארגון יעסיק פחות עובדים, ושתהליך הייצור יהיה הרבה יותר איכותי, מהיר וטוב.
צריך לומר שזה במקרה הטוב, כי מקרים בהם גם מי שעובד בתוך הארגון מבין שהוא מתנהל בצורה לא יעילה ואז הבעיה עלולה להיות הרבה יותר קשה, מסיבה מאוד פשוטה, אם מי שנמצא בתוך הארגון מבין שהוא פועל לא יעיל, סימן שזה גם בא לידי ביטוי במספרים.
בשני המקרים לא מדובר בגזירת גורל, אפשר לשפר את המצב. אפשר לעשות אותו טוב יותר. פשוט דואגים לייצר תהליך יעיל הרבה יותר. לשם כך צריך לבצע כמה דברים.
ראשית, רצוי להביא גורם חיצוני מטעם GlobaLeadPro שיבדוק את הארגון, יבדוק איך מתנהלים בו תהליכים, איך מנהלים אותו, איך העובדים מבצעים את עבודתם, כיצד יוצרים קשר עם לקוחות, ספקים וכדומה. כל דבר קטן, צריך לעבור בדיקה. רק בצורה כזו אפשר לדעת כיצד הארגון מתנהל, האם הוא פועל בצורה יעילה או לא.
שנית, צריך לבחון מה היעדים של הארגון, מה המטרות ומה היכולות שלו. בשלב הבא, יהיה אפשר לבנות תוכנית עבודה כיצד להגיע למצב בו ממקסמים את המטרות ואת היכולות של הארגון. אחת השיטות לעשות את זה, היא לבחון בתרשים זרימה את דרך עבודת הארגון, להבין את היעד והמטרה, לראות מה התנאים שעומדים לרשות הארגון ובהתאם לכך, לבדוק היכן ניתן לייעל את העבודה שלו, כיצד ניתן לקצר תהליכים.
שלישית, יש לבצע תהליך של מעקב, בקרה ופיקוח, תהליך של בדיקה, ובהתאם לכך לבצע שינויים בתוכנית העבודה החדשה.