שירותי אחסון וגניזה של משרד נדרשים כאשר אתם עוברים כתובת או מפסיקים את הפעילות לתקופה ממושכת בשל נסיעה לחו"ל, השבתה או סיבה אחרת. במקרה כזה תרצו לשמור על תכולת המשרד במצב טוב ככל האפשר, כדי שזו תשמש אתכם במשימות בעתיד, ואולי תרצו לגנוז מסמכים כלומר להיפטר מהם באופן מקצועי ובטיחותי מאחר שאין להם יותר שימוש מבחינתכם ואין צורך בשמירתם. לעתים מצטברים מסמכים מיותרים בארכיון ובמגירות ואלה מעלים אבק ועובש וכבר אינם קריאים. במקרה כזה תשמחו להיפטר מהמסמכים ולגנוז אותם. כמו כן, אם המשרד התרחב ויש יותר מקום לציוד ומסממכים, חשוב לאחסן אותם בצורה כזאת שהגישה אליהם תהיה נוחה ובטוחה, לאחר שאוחסנו בתנאים אשר מונעים פגיעת טמפרטורה רטיבות ואבק.
כאשר פונים לחברה המתמחה בתחום גניזה או אחסון ציוד משרדי Ribua, צריך להגדיר לה במדויק במה מדובר ומהו היקף הציוד שאנו מעוניינים באחסונו. חברות בתחום מחזיקות מחסנים אשר נועדו בדיוק למטרה זו עם תנאים מתאימים של טמפרטורה ולחות, כדי למנוע מצב של בלאי ושחיקה של הציוד ופגיעה במסמכים חשובים. יש לפנות אך ורק לחברה אמינה, לברר תעריפים ולהגדיר מראש על איזה טווח זמן מדובר. חשוב לבקש תעודה המעידה על עמידה בתקן המחייב, וזאת כדי להימנע מהעסקת גורם בלתי מקצועי. כמו בתחומים רבים: מחיר זול עלול לעלות ביוקר.
לעתים נוצר מצב של גודש במסמכים וריבוי ארגזים וניירת, שמעיקים עליכם ומצמצמים את את המרחב במשרד שלכם. במקרה כזה מומלץ למצוא להם פתרון אחסון במקום קרוב ככל האפשר, כך שתוכלו לגשת למחסן ולשלוף את הפריטים המאוחסנים הנדרשים לכם, ומהר ככל האפשר. בחוזה מול החברה המאחסנת חשוב לשים לב לכך שמובטחת לכם גישה יומיומית למחסן וזאת כדי למנוע אי נעימות. כמו כן אפשר לאחסן רהיטים מיותרים. לפני שבוחרים מחסן חשוב לעשות בדיקה בכמה מקומות ולעמוד על תנאי האחסון, רמת הניקיון, ההגנה מפני מזיקים (הדברה), אבטחה ועמידות המבנה בפני שריפות ופגעי מזג האוויר. רק לאחר שהשתכנעתם שהמקום המוצע עומד בכל התנאים – תוכלו לקבל החלטה מנומקת.