ההבדל המהותי בין החזרי מס לשכירים ולעצמאיים הוא בעובדה ששכירים אינם מחויבים להגיש דוח אישי למס הכנסה מדי שנה ואילו עצמאיים חייבים להגיש דוח זה בכל שנת כספים.
דוח אישי לעצמאיים
מי שפועל כעוסק מורשה, כאחד משותפות רשומה או כעוסק פטור מחויב מדי שנה להצהיר על הכנסותיו. הגשת הדוח יכולה להיעשות או בעזרת יועץ מס, רואה חשבון או חברה מקצועית העוסקת בתחום זה ומכירה את כל החוקים הסבוכים בעניין זה.
במסגרת דוח זה, מפורטות בנוסף להכנסות גם ההוצאות המוכרות במס כמו לדוגמה תשלומים ששולמו לאורך כל השנה עבור ביטוחי חיים ותרומות לגופים ספציפיים כמו עמותות שקיבלו הכרה על כך. על פי סעיף 46 לחוק, כל תרומה לגוף מוכר היא הוצאה מוכרת.
עצמאים רבים משלמים לאורך השנה מקדמות עבור תשלומי המס בהתאם לקביעה של מס הכנסה או בשיעור המס החדש שקבע עבורם רואה החשבון התואם את הרווחים שלהם. בהתאם לדוח זה יהיה על הלקוח לשלם מס או לקבל החזר מס, בהתאם להתנהלות העסקית שהייתה בשנה זו ובקיזוז מקדמות המס שהועברו למס הכנסה.
ההתנהלות העסקית משתנה באופן טבעי ולכן יהיו שנים שבהם העצמאים ישלמו מס ושנים אחרות שבהן לא יהיה להם מס לשלם ואולי אף יקבלו החזר מס.
דוח אישי לשכירים
השכירים אינם חייבים להגיש דוחות אישיים כיוון ששכרם מדווח באופן קבוע על ידי חשבי השכר לשלטונות המס וכיוון שמשכרם מנוכה מס באופן חודשי בהתאם למדרגות המס.
אך שכירים רבים בוחרים להגיש דוחות אישיים בכל שנה עקב סיבות שונות שבגללן מגיע להם החזר מס כי שילמו מס מיותר. לכן, נכון לבצע בדיקה כזו בכל שנה ואם על פי הסימולטור נוצר החזר מס, כדאי להגיש את הדוח וליהנות מהכספים הללו.
החזרי מס הכנסה נובעים מחישוב שגוי של המס עבור אדם שהוא גרוש ומשלם מזונות, מי שהיה סטודנט, מי שיש לו ילד נכה, מי שלא עבד ברצף לאורך כל השנה, תשלומי אבטלה, דמי לידה ועוד.