לא פעם כשאנחנו מקבלים מכתב אלקטרוני מגורם כזה או אחר, אז אנחנו יכולים למצוא בחלק התחתון שלו את שם הנמען בחתימה ייחודית, עם פרטי מהתקשרות וכן פרטים אחרים שמאפשרים לכל אחד ללמוד יותר על הנמען, על התפקיד שלו וכן על מה שהוא יכול לעשות למען הנמען.
כותב המכתב עשה זאת באמצעות אופציה של יצירת חתימה למייל. זו פונקציה שאפשר למצוא בתוכנות מייל שונות וכן ניתן להשתמש בחתימות דיגיטליות אשר ניתן לייבא מבחוץ, דרך תוכנות וכלים שונים. החתימה מבוססת על אופציות שונות ומגוונות, אשר כל אחד יכול להוסיף על פי הצרכים שלו ובהתאם למה שהוא מחפש, לפי מבנה המכתב.
יצירת חתימה למייל אמורה להתבצע על פי מאפיינים שונים. כל אחד יכול לקבוע את המאפיינים והפרמטרים הרלוונטיים עבורו, בין אם זה על פי שאלות של עיצוב ובין אם זה על פי שאלות אחרות שיכולות להשפיע, כולל לפי התפקיד, משמעות החתימה ועוד.
על פי מה נקבע מאפיינים עבור חתימה למייל
ראשית, אנחנו צריכים לבחון מה בדיוק הפרטים שברצוננו למסור דרך החתימה. האם אנחנו רוצים לציין רק את השם, רק פרטי התקשרות או פרטים נוספים. כל דבר יכול להשפיע על החתימה, על העיצוב וכמובן על מה שהנמען אמור לקבל.
שנית, צריך לבחון את העיצוב של החתימה. עד כמה היא מרשימה, עד כמה היא מתאימה לסגנון המכתבים שמבקשים לשלוח, האם היא הולמת את סוג המכתבים ששולחים בדרך כלל. זאת על מנת שלא יהיה צורך לעצב את החתימה שוב ושוב ולשנות אותה בכל פעם כששולחים מכתבים אחרים.
שלישית, יש לייצר חתימה פשוטה, תמציתית אך מספיק מפורטת בשביל לספק תוכן רלוונטי.