לא סתם לקוח – כך תגביהו חובות כמו מקצוענים!
כשהחובות מתחילים להיערם כמו ערימות של כלים לא שטופים בכיור, זה הזמן לשאול: כיצד נוכל לגבות את החובות האלו בצורה הוגנת, חוקית ומעל לכל – עם חיוך? גביית חובות לא חייבת להיות משימה נוראית, יכולה להיות אפילו סוג של מסיבת הפתעה. אז אם אתם מוכנים, בואו נצלול לעולם המרתק הזה של גביית חובות.
1. להבין את הלקוח: השיחה ככוח המניע
חייבים לדבר! כן, כן, אני לא מתכוון לפגוש את הלקוח בפינה חשוכה עם רובה, אלא לדבר. השיח הדו-כיווני בינכם לבין הלקוח יכול להיות המפתח להצלחה בגביית החובות. כשאתם מתקשרים איתם, תשתדלו להרגיש את הסבלנות שלהם. אם הלקוח שלכם הוא כמו צלחת שבורה, הוא לא יגיב טוב לאיומים. במקום זה, לנסות להבין את הבעיות שלו ולהציע פתרונות. כאן יש כמה טיפים:
- שאלו שאלות מעוררות עניין: למה הוא מתעכב בתשלום? האם יש בעיות כלכליות?
- תציעו פתרונות גמישים: מדוע לא לכלול מספר תשלומים או הנחות? אולי ימצאו את העניין כמשהו שיכול לעזור להם?
- הקשיבו באמת: לפעמים, אתה רק צריך להשאיר מקום לדברים להיאמר.
2. חוזים כתובים: השוטר הטוב והשוטר הרע
חוזים הם כאילו השוטרים בעיר המוארת שלכם. מצויינים כך שתהיה להם הסמכות להפעיל את החוק. הדוק דוחות, מיילים או מסמכים חשבונאיים. את הצד המשפטי לא לשכוח. חוזה טוב הוא לא רק נייר – הוא מגן עליכם ומעל לכל נותן ללקוח להבין את המשמעות של אי תשלום.
אז מה צריך להיות בחוזה?
- תנאי תשלום: איזה סכום, באיזה תאריך?
- סנקציות על אי עמידה בהתחייבות: האם צריך להוסיף ריבית?
- חתימות: את זה אף אחד לא יכול לשכוח!
3. יצירת תזכורות חביבות: תזכורת עם בצק!
כדי שהלקוחות לא ישכחו את הסכומים החמודים שהם חייבים לכם, תזכורות הן הדרך הנכונה. תחשבו על זה כמו על כוס קפה חמה בבוקר – זה עוזר להתחיל את היום! שלחו מיילים, טקסטים או אפילו מסרונים עם תזכורות.
איך לכתוב תזכורת?
- החלו בנימה חיובית: "היי, מה שלומך? כבר לא דיברנו המון זמן!"
- הצג את המידע: תתיחסו כרגיל, אבל לציין את החיוב.
- סיים עם חיוך: "נשמח לשמוע ממך!"
4. להיות עקשן, אך חיובי: התעקשות עם הפורמן
במקרה שבו הכלים לא פועלים וצריך לנסות לגרום ללקוח להבין שצריך לשלם, יש צורך להיות עקשנים. אסור לאבד עשתונות כמו מסיבת הפקה עם חצבים מתאספים. היו חיוביים, אבל גם החלטיים.
איך עושים את זה?
- שלחו מיילים: חזרו על עצמכם עם טון נעים, אבל החלטי.
- טלפנו: יש אנשים שעונים לטלפונים, שמעתם?
- שימרו על מקצב: התעקשנות קלה, ואחת לשבוע תזכורת. פיזרו אותה לאורך זמן.
5. כשהכל נכשל: לפנות לעורכי דין – תורם או גנב
אם אחרי כל זה, הלקוח עדיין לא מגיב, ייתכן שזה הזמן להסתייע בעורך דין. יתרון זה כאשר זה מתבצע מאוחרת מדי: עורך דין עשוי לעזור לכם לקבוע דרכים לגביית החוב, כך שהשיחה לא תהיה ריקה. אל תחששו – דווקא שיחת טלפון מעורך דין יכולה להבהיר ללקוח שזה הזמן לשלם!
שאלות ותשובות
- מה לעשות אם הלקוח מרגיש פרנואידי? – תקשיבו לו! יש הרבה אי-נוחות מסביב.
- האם מותר לי לשלוח תזכורות בתדירות גבוהה? – בהחלט! אבל אל תתברברו יותר מדי.
- מה אעשה אם הלקוח לא מגיב? – אל תעלבו, רק שימו לב – זה יכול להיות סימן.
- האם אני יכול להציע הנחה לחוב? – למה לא? זה תמיד נראה טוב!
- מתי הזמן הנכון לפנות לעורך דין? – אם לא היה תשלום במשך יותר משנה.
סיום: תודות חביבות בעקבות גביית החובות
לסיכום, גביית חובות לא חייבת להיות סיוט. עם קצת חוש הומור, עבודה קשה, ויכולת לתקשר עם הלקוחות, זה יכול להיות גם מהנה. בסוף תהליך הגבייה, תזכרו לשמור על יחסים חיוביים עם הלקוחות שלכם – החיים קצרים מדי לקפיצי דיכאון. אז תזכרו, דברו, כיתבו תזכורות חביבות, תדברו אבל גם תשמרו על עקרונות.