מכתב סיום עבודה: איך לכתוב את האפיק של הסוף עם חיוך?
אז, המצב: מגיע הרגע שבו צריכים לשבת ולכתוב מכתב סיום עבודה לעובד. בין אם מדובר על סיום עבודה של עובד מצוין, או במקרה הפחות אידיאלי, של עובד שההשתלבות שלו הייתה קצת פחות מוצלחת – מדובר על משימה שלא כולם נהנים ממנה. אבל תחשבו על זה—אם תשקיעו קצת מחשבה ואולי גם קצת הומור, תוכלו לכתוב מכתב שלא רק יגיד שלום, אלא גם יחתום את הפרק הזה כמו שצריך.
מה עושה את המכתב הזה כל כך מיוחד?
אז למה בעצם מכתב סיום עבודה הוא כזה עניין?
- הוא סוגר פרק: זה כמו לסיים ספר טוב. לא רוצים שיגמר, אבל מגיע הרגע אותו בעדינות.
- הוא מסמן תהליכים: אם יש טוב – יש גם לא טוב. כמו כל קיץ – גם זה יסתיים, והכל יתחיל מחדש.
- לא רוצים לעזוב טעם מר: תחשבו על הטעם אחרי גלידה בטעמים טובים. גם אם נפרדים, אפשר לעשות את זה עם חיוך.
איך כותבים מכתב סיום עבודה שיזכיר את הטוב?
שלב 1: תכנית מסודרת
כמו במשרד – קודם תכננו. לאן הולכים עם המכתב הזה? האם אתם רוצים לתת טיפ טהור לעובד או לשדר עם פולו חופשי? תכננו את הדברים לפני הכתיבה.
שלב 2: מה לומר? ומה לא?
כמו שאומרים, בפוליטיקה כמו במשפט – תמיד טוב לדעת מה להגיד ומה לא. וכמובן, יש אמירה עתיקה: ”אף פעם אל תכניסו את עצמכם למכתב כלי לא נחוץ” – או משהו כזה…
- דברו על הישגים: אם העובד עשה דברים טובים, פרטו אותם. תקדישו כמה שורות כדי לתעד את ההצלחות.
- אתגרו את עצמכם: המשמעות של לעזוב מקום עבודה היא גם הזדמנות. תזכירו את זה.
- תהיו מנומסים: עשו את זה בלי ויכוח ומשווקים – צריך לשמור על רמה.
דוגמאות. יש לנו מה ללמוד מכאן?
אוקי, יש מישהו במשחק הזה! בואו נעבור כמה דוגמאות: מכתב סיום עבודה, זה יכול להיראות כך:
ל[שם העובד],
לאחר [מספר] שנים בהן עבדת איתנו, אני רוצה להודות לך על [הישג]. זה היה תענוג לעבוד יחד, והמהלך שלך בעקבות [סיבה לסיום העבודה] לא פוגע בנכונות שלך לעשות הכי טוב בכל שניה.
מאחל לך בהצלחה בעבודה החדשה שלך, ואחרי כל זה אל תשכח לעבור לפעמים לשתות עם כולנו בבילוי צפוף, כי ראוי שמנויים יעמדו איתך. בהצלחה!
שאלות ותשובות בנושא מכתבי סיום עבודה
- שאלה: מה אני צריך לכלול במכתב?
- תשובה: יש לכלול תודה, זיכרונות חיוביים והצלחה בהמשך.
- שאלה: האם כדאי להיות רגשי במכתב?
- תשובה: זה תלוי בקשר שלכם. אם זה היה קשר טוב, אז כן!
- שאלה: איך אני יכול לדאוג שהמכתב לא יישמע פורמלי מדי?
- תשובה: השתמש בשפה יומיומית, הומור וכל מה שיהפוך את זה לקליל.
- שאלה: מה לעשות עם עובדים לא טובים?
- תשובה: שווה לשקול לספר על העובד במילים עדינות, מבלי לפגוע.
- שאלה: האם מקובל לשלוח את המכתב בוצע טכנלי?
- תשובה: לא חובה, אבל אם לא רוצים שנפתיע את העובד, זה לא יזיק.
אז איך לשמור על הקשר?
בסופו של דבר, גם כשהאדם עוזב את העבודה, זה לא אומר שהקשר מתפרק. אתם לא צריכים לשכוח את האדם הזה שפגש אתכם יום יום. תוכלו לשמור על קשר, לחשוב על מפגשים, ואתם אפילו יכולים להזמין את כולם למפגש.
בתחום הזה של הכתיבה המשפטית, היכולת ליצור אווירה חיובית היא אמנות. כשאתם מכינים מכתב סיום עבודה, פתאום מתגלה לכם לא רק העובד שלכם, אלא גם השפעתכם על הדרך בה יזכור את התקופה שעבודה פה—אם הוא ילך עם חיוך כן ולא עם דמעות.
סיכום הדברים
בכתיבת מכתב סיום עבודה, לא מדובר רק בטקסט אלא בטיול שמתחיל בשדה תעופה. צריך לדאוג שתגיעו ליעד הנכון עם הנוף הנכון ושהכל ירגיש כמו סוף של פרק מוצלח בסיפור הצלמה.
אז מכתב סיום עבודה? אפשר להגיד שזה לא צעד סוף הדרך, אלא שירות לקוחות לעובדים ולכם כאחד. תהיו בטוחים שהמילים שלכם ייחקקו בזיכרון – ושיחקקו כמו גלויה ששולחים אל הים.