הדרכה: איך לנהל משתמשים במערכת ניהול IT بدون לשבור את המחשב (או את עצמך)
בעידן שבו המחשבים הפכו להיות כמו ילדינו הקטנים – דורשים תשומת לב מתמדת ומידי פעם גם בוחרים לבעוט בנו בפרצוף של באג – ניהול משתמשים במערכת ניהול IT הוא אחד האתגרים האמיתיים שכולנו נאלצים להתמודד איתם. איזה כיף, נכון?
ולמרות שזה אולי נשמע כמו נושא משעמם, הבה נבהיר: זה יכול להיות גם מאוד כיף! אז אם אתה מתכנן להיכנס לעולם המורכב של ניהול משתמשים, הגעת למקום הנכון. במאמר הזה נסתכל על כמה דברים חשובים בניהול משתמשים, כמו שמירה על המידע שלכם, זכויות גישה, ודברים נוספים שיכולים לגרום לכם לחייך (או לפחות לא לרצוח את המחשב).
אז מה זה בכלל ניהול משתמשים במערכת IT?
ניהול משתמשים במערכת IT הוא פחות או יותר כמו לנהל מועדון יוקרתי. יש סלקטורים, יש כניסות מגוונות ויש אחד או שניים שלא מבינים שעליהם לעזוב. כשאתה מנהל משתמשים, אתה בעצם קובע מי יכול להיכנס, איזה גישה יש לכל אחד ומה הם יכולים לעשות במערכת.
- מי יכול לראות מה? השאלה היא לא רק מי פותח את הדלת, אלא גם מי נכנס ומה הוא רואה כשיש לו פנימה.
- שירותים שונים לכל משתמש – לא כולם צריכים גישה לאותו דף. האם הכנת את האוכל, או שכחת את הארוחה על הפלטה?
- רמות גישה – כמו בשכונה, יש את אלה עם הכרטיס הירוק ויש את אלה שמוזמנים רק למסיבות שבת.
איך להתחיל? שישה צעדים פשוטים (או לא כל כך…)!
1. הגדרת מדיניות
לא, אנחנו לא מתכוונים למסמך שהוא יותר ארוך ממגילת אסתר, אבל חשוב לקבוע נהלים ברורים ולוודא שכולם מבינים אותם. מדיניות ניהול משתמשים לא צריכה להיות מסמכים נושנים – הכינו את זה כמו פרסום כהה, קליט ומעניין!
2. רמות גישה
זה הרגע לעמוד מצד אחד של השולחן ולהתחיל לחלק כרטיסים. תקבעו את רמות הגישה השונות, כמו שוטר שעושה סינון בכניסה למועדון:
- משתמשים – הכניסה למדריך השימוש
- מומחים – הכניסה למאגר של הפרויקטים
- מנהלי מערכת – הכניסה למערכת כולה (ומעצרים לקנייה…)
3. אימות וזיהוי
לא, אנחנו לא מדברים על תעודות זהות, אבל חשוב לדרוש מאימות כי אחרת כל אחד יכול לדפוק על הדלת ולקבל גישה.
4. ניהול ותיעוד
ניהול נכון מתחיל בתיעוד. תעדו כל שינוי שנעשה, כל גבול השקפת חיים ואל תקחו את המידע שלכם כמובן מאליו. כי מתישהו, באג יכה!
5. סקירה תקופתית
כמו שצריך לחדש את המנויים לקומדיה, כך גם כאן – מעבר על הגישות והמשתמשים שלכם תסייע להבטיח שאין בעיות משונות.
6. הכשרה ושיתוף פעולה
שימו לב שלא כולם נולדו עם הכישורים הטכניים שאתם עם. השקיעו בהכשרה והדרכה כדי שהצוות שלכם יהיה יעיל ומוכן. שום טכנולוגיה לא יכולה להחליף צוות איכותי!
שאלות שיכולות לעלות לכם לראש (או כדברי החכם, שאלות שנותרות פתוחות)
- מה לעשות אם יש בעיה עם משתמש? – יש לנתח את הבעיה, לבדוק את גישת המשתמש ואם נדרש – לבטל גישה זמנית.
- איך אני יודע איזה רמות גישה להעניק? – ביסוס על הצרכים של כל משתמש ועל תהליך העבודה הכללי במערכת.
- מתי כדאי לבצע סקירה על ההרשאות? – באופן קבוע, פעם בחודש זה מומלץ.
- האם אני צריך להחמיר עם גישות? – ככל שמדובר באבטחה, תמיד עדיף לדאוג ליותר מדי מאשר פחות מידי.
- מה לעשות אם אני רואה פעילות חשודה? – במקרה כזה, יש לבצע חקירה מהירה ולסגור גישה למשתמש הרלוונטי מידית.
סיכום קצר עם תחושת הגאווה
ניהול משתמשים במערכת ניהול IT הוא כמו משחק טניס: יש פה הרבה חזרה, השפעות ולפעמים גם חבטות לא נעימות. אבל אם תדע לאלף את החוקים בצורה נכונה ועם הרבה הומור – תוכל לנהל את המערכת בקלות וביעילות. אז אל ותשכח, כל הידע הזה הוא בשבילך: אתה רק צריך לשים אותו בפרונט ולשחק איתו! נשמע קל, נכון? שיהיה בהצלחה!